Confira detalhes importantes para realizar um evento de sucesso

Conhecer novos fornecedores, fechar novos negócios e garimpar contatos preciosos para avançar na carreira. Esses são alguns dos muitos aspectos de feiras e eventos corporativos que atraem milhares de profissionais das mais diversas áreas a tais ocasiões todos os anos. Por conta disso, há quem considere que esse mercado é uma boa opção para se investir.

Entretanto, quem pensa que organizar um evento corporativo é simples, está redondamente enganado: é preciso definir uma série de aspectos, alguns deles decisivos para fazer com que a feira seja um sucesso ou um fracasso total. A boa notícia é que, por mais que a organização de uma ocasião do tipo seja difícil, ela está bem longe de ser impossível: para evitar um fiasco, basta que os organizadores adotem algumas boas práticas, eles por sua vez, têm tudo para tornar a ocasião memorável.

 

Quer saber mais sobre isso? Então continue lendo e confira algumas dicas preciosas para a organização de um evento corporativo de arrasar:

 

1.  Planeje com antecedência

Já dizia o ditado – e a sua avó -: a pressa é a inimiga da perfeição. No universo dos eventos, isso é ainda mais válido, já que os organizadores têm que resolver questões como:

 

  • O local que abrigará a feira;
  • A contratação de pessoal para receber os frequentadores;
  • A contratação de palestrantes e outras atrações;
  • Qual será o orçamento disponível para cobrir tudo isso.

 

Para evitar que tudo dê errado na hora H, uma das principais dicas dos profissionais é começar com bastante antecedência, principalmente no caso de ocasiões de grandes proporções. Deste modo, haverá tempo mais que suficiente para acertar todos os detalhes sem stress, desde a compra ou aluguel de um púlpito de acrílico usado pelo mestre de cerimônia, até a montagem dos stands básicos que são oferecidos de praxe a todos os participantes que usarem o evento para divulgar seus produtos ou serviços.

 

2.  Tenha uma estratégia de divulgação de primeira

Você pode até organizar o maior e melhor evento que determinado setor já conheceu, mas isso não vai adiantar nada se ninguém souber de sua realização. Por conta disso, outro aspecto que pode ser um verdadeiro divisor de águas entre um evento de sucesso e um fracasso total, é a divulgação.

 

Contudo, ao pensar em uma estratégia para ela, é preciso ter em mente que quantidade é diferente de qualidade. Em outras palavras, por mais que estratégias de alto alcance, como o uso de um balão promocional, sejam importantes, também é preciso adotar técnicas mais segmentadas, como as redes sociais. Assim, será possível garantir que as pessoas atingidas realmente são aquelas para o qual todo o evento foi pensado.

 

 

3.  Garanta que o ambiente seja profissional

Ao contrário de eventos como casamentos e formaturas, uma feira corporativa é uma ocasião que é pensada para ser profissional. Assim, diferente de outras situações, é essencial que o seu ambiente encoraje uma atitude repleta de profissionalismo, tanto por parte dos expositores quanto dos visitantes.

 

Para que isso aconteça, é importante que, além de uma decoração elaborada minuciosamente com essa finalidade, existam alguns detalhes que proporcionem um ar mais profissional ao evento. Um deles, é o uso de um crachá em PVC, com informações a respeito de todas as pessoas do recinto: organizadores, funcionários, expositores e visitantes. Assim, o contato entre as pessoas será muito mais fácil, o que por sua vez, favorece o estabelecimento de parcerias e até mesmo o fechamento de novos negócios no âmbito da feira.

 

4.  Pense em brindes que o público irá amar

Apesar de algumas pessoas os enxergarem apenas como mimos, a distribuição de brindes corporativos em eventos do tipo, é muito importante. Além de ser uma gentileza para com os frequentadores, esses materiais, quando bem selecionados, proporcionam um melhor aproveitamento da feira. Por exemplo: uma pasta pode ser usada para armazenar materiais promocionais de expositores, enquanto que um bloco de papel e uma caneta são fundamentais para a realização de anotações sobre coisas interessantes vistas na ocasião. Tudo deve estar bem embalado, com o uso de itens como uma fita de cetim personalizada.

 

Da mesma forma, os brindes também podem servir como instrumentos de marketing. Isso porque, depois que ele passar e as próximas edições acontecerem, esses objetos reforçarão a presença da marca junto aos frequentadores e expositores em potencial. Com isso, as chances de que eles retornem são muito mais altas.